Case Study 1 – Power BI-gestützte Automatisierung

des Financial Controllings bei Microsoft

Hero-Ergebnisse auf einen Blick

5.000

Arbeitsstunden pro Jahr eingespart

8–10 → 3 Tage

Bearbeitungszeit reduziert

–30%

Ticket-Volumen dank automatischer Validierung

600

Transaktionen vollständig automatisiert monatlich

25%

des unternehmensweiten Power BI-Nutzung kommt von Finance-Dashboards

Circumstance – Ausgangslage

Der globale Accounts-Payable-Prozess für Zahlungsfristen-Ausnahmen lief über verstreute E-Mail-Postfächer. Financial Controller verglichen manuell Vertragsbedingungen, klärten Anfragen per E-Mail oder Teams-Calls und verloren den Gesamtüberblick. KPIs für die Führungskräfte kamen mit mehrtägigen Verzögerungen.

Complication – Engpässe

1. 40–50 Anfragen pro Woche

Jede mit eigenem Excel-Anhang und Freitext.

2. Keine zentrale Workflow-Kontrolle

Hoher Nachbearbeitungsaufwand.

3. Fehlende Transparenz

Über Cashflow-Auswirkungen und Compliance.

4. Manuelle Fehler

Führten zu Anfragen und Verzögerungen.

Catalyst – Unsere Intervention

Innerhalb von fünf Wochen bauten vier Finance-Experten eine End-to-End-Lösung basierend auf der Microsoft Power Platform:

Komponente	Implementierung
Power Apps	Standardisiertes Eingabeformular mit Pflichtfeld-Validierung
Power Automate	Entscheidungsengine-Workflow, automatische Genehmigungen
Azure SQL + SharePoint	Zentrales Backend & Dokumentenspeicher
Power BI	Live-Dashboard für Controller & Führungskräfte
Outlook/Teams	Automatisierte Status-Benachrichtigungen

Zero-Code-Ansatz

Die Geschäftseinheit implementierte die Lösung ohne IT-Engpass.

Impact – Nach 6 Monaten Rollout

KPI	Vorher	Nachher	Änderung
Bearbeitungszeit pro Anfrage	8–10 Tage	≈ 3 Tage	-65%
Ticket-Volumen	100%	70%	-30%
Automatisierte Transaktionen/Monat	-	600	-
Arbeitsstunden p.a. eingespart	-	5.000	-
Finance-Anteil an Power BI-Nutzung	-	25%	-

Erfolgsfaktoren

Low-Code First

Geschäftseinheit konnte ohne Warten auf Entwickler iterieren.

Live-Insights

Power BI-Dashboard mit 20+ Kern-KPIs, täglich aktualisiert.

Validierungslogik

Pflichtdaten und Auto-Checks reduzierten Fehlerrate und Tickets.

Governance by Design

Vollständige Audit-Trails, 100% Prozess-Compliance.

Mit Power Platform und Power BI haben wir einen ehemals manuellen Prozess auf Knopfdruck transformiert – unsere Controller konzentrieren sich jetzt auf Analyse statt E-Mail-Ping-Pong.

Director Procurement Services, Microsoft

Call to Action

Entdecken Sie, wie Sie Ihr Financial Controlling von manuellen Tabellen zu Echtzeit-Insights erheben können. Buchen Sie einen 30-minütigen Digital Finance Call – wir zeigen Ihnen binnen einer Woche, wo Sie tausende Arbeitsstunden sparen können.

Quellen:

• Microsoft Inside Track Blog "Streamlining Microsoft's payment processes with Power Automate" (07.09.2020)
• Microsoft Power BI Blog "Here's how Microsoft executives are using Power BI" (2017)
• Microsoft Dynamics 365 Blog "Finance Reimagined" (01.30.2023)

Case Study 2 – Digitales Planungstool revolutioniert Schicht- & Urlaubsverwaltung

bei Burger King

Hero-Ergebnisse auf einen Blick

10h → 45min

Planungsaufwand pro Filiale/Woche reduziert (92%)

–80%

Schichtkonflikte reduziert

–60%

Last-Minute-Änderungen dank Echtzeit-Verfügbarkeit

2.400

Führungsstunden pro Jahr freigesetzt im regionalen Netzwerk

66 → 88

Employee NPS

+22 Punkte

Circumstance – Ausgangslage

In einem Burger King-Regionalnetzwerk mit 23 Filialen wurden Schicht-, Urlaubs- und Vertretungspläne in Excel gepflegt. Filialleiter verschickten Tabellen per E-Mail, führten Telefonrunden für Konflikte durch und litten unter fehlendem Überblick über Überstunden, Urlaubsguthaben und Besetzungsstände.

Complication – Engpässe

1. Hoher Zeitaufwand

Bis zu 10 Stunden/Woche nur für Planungsaktualisierungen.

2. Häufige Fehler

Bei Schichtübergaben und Urlaubsüberschneidungen.

3. Keine zentrale Transparenz

Regionales Management erhielt KPIs nur verspätet.

4. Spontane Absenzen

Lösten hektische Telefonketten aus.

Catalyst – Unsere Intervention

Wir entwickelten ein cloudbasiertes Planungstool (React Frontend, Azure Backend):

Drag & Drop Schichtkalender mit Live-Konfliktprüfung

Self-Service App: Mitarbeiter tauschen Schichten, beantragen Urlaub in Echtzeit

Regel-Engine: Arbeitszeitgesetze, Mindestbesetzung, Qualifikations-Tags

Dashboard-Suite: Regionale KPIs für Besetzung, Überstunden, Urlaubsquoten

Single Sign-On über Azure AD – Go-Live innerhalb 12 Wochen

Impact – 3 Monate nach vollständigem Rollout

KPI	Vorher	Nachher	Änderung
Planungsaufwand/FILIALE/Woche	10h	45min	-92%
Schichtkonflikte/Monat	48	10	-80%
Last-Minute-Änderungen	100%	40%	-60%
Freigesetzte Führungsstunden/Jahr	-	2.400	-
Employee NPS	66	88	+22

Erfolgsfaktoren

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Self-Service stärkt Eigenverantwortung

Der Teams und reduziert Manager-Ping-Pong.

KPI-Dashboards

Bieten regionalem Management tägliche Transparenz für Prognosen.

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Unser neues Planungstool hat nicht nur Excel ersetzt, sondern die gesamte Teamkommunikation transformiert. Manager haben Zeit für Servicequalität, und Mitarbeiter schätzen die neue Flexibilität.

Regional Director Operations, Burger King

Call to Action

Lösen auch Sie Excel-Schichtchaos? Buchen Sie einen 30-minütigen Workforce Digitization Call – wir zeigen Ihnen in einer Woche, wie Sie Planungsaufwand halbieren und Teamzufriedenheit steigern.

Case Study 3 – Power BI-Automatisierung

des Travel & Entertainment (T&E) Cost Controllings

Ergebnisse auf einen Blick

2.800

Arbeitsstunden pro Jahr eingespart

-70%

Reporting-Laufzeit reduziert

6h → 1h 45min

90%

Self-Service-Rate unter CFOs und Länder-Controllern

Datenquellen vereinheitlicht in einer Single Source of Truth

-30%

Weniger Last-Minute-Flüge durch neue Transparenz

Wochen Entwicklungszeit für End-to-End-Lösung

Ausgangslage

CFOs und lokale Finance-Teams hatten keinen direkten Zugang zu T&E-Kosten. Analysen waren als Excel-Pivots in E-Mail-Postfächern verfügbar, erstellt von Financial Controllern, die bereits mit Monatsabschluss und Prognosen beschäftigt waren.

Engpässe

1. Zeitverzug

Reports kamen bis zu sechs Stunden zu spät.

2. Datenbrüche

SAP-FI, Concur Travel und Budget-Tool liefen in Silos.

3. Spitzenlast

Während Closing-Phasen stieg Reporting-Aufwand um mehr als 60 Prozent.

4. Blind Spots

Keine KPIs zu Buchungsklassen oder Vorausbuchungszeiträumen.

Unsere Intervention

Innerhalb von vier Wochen entwickelte ein zweiköpfiges Finance-Team eine End-to-End-Lösung basierend auf der Microsoft Power Platform:

Komponente	Implementierung
Power Query Dataflows	ETL-Pipelines für SAP-FI, Concur Travel und Budgetplanung
Azure SQL & Data Lake	Zentraler Datenhub, FX-Konvertierung, Historie
Power BI Dataset	Star Schema, KPIs für Ist, Prognose, Budget
Power BI Service	Interaktive Reports mit Row-Level Security für >200 Nutzer
Power Automate	Automatische Aktualisierung Montag / Mittwoch / Freitag
Zero-Code-Ansatz	Implementierung ohne IT-Engpass

Impact nach 6 Monaten Rollout

KPI	Vorher	Nachher	Änderung
Reporting-Laufzeit	bis zu 6h	1h 45min	-70%
Manuelle Stunden/Monat	240	20	-92%
Self-Service-Aufrufe	-	1.200	+1.200
Last-Minute-Flüge	22%	15%	-30%
Economy vs Business	62/38	68/32	+6 PP Economy

Erfolgsfaktoren

Low-Code First

Geschäftseinheit iteriert unabhängig.

Einheitliches Datenmodell

Für Ist, Prognose und Budget.

Live-Insights

Dashboard dreimal pro Woche aktualisiert.

Governance by Design

RLS und Audit-Trails gewährleisten Compliance.

Dank der Power Platform visualisieren wir unsere T&E-Kosten in Echtzeit. CFOs treffen fundierte Entscheidungen und mein Team spart täglich Zeit.

Finance Director EMEA

Call to Action

Vereinbaren Sie einen 30-minütigen Digital Finance Call und erfahren Sie, wie Sie tausende Arbeitsstunden mit Power BI Self-Service sparen können.